A2版：生产施工
建立物资采购监管体系保障集采分供模式健康运行
刊发日期：2014-06-18 阅读次数： 作者：简称“采供中心”
特约记者朱万春 2013年以来，物资公司认真落实局集约化管理战略，全力推进和深化物资集采分供新模式,提升了局物资集中采购的质量与层次。2013年，公司以集采分供方式对局内84个项目开展了钢材、水泥、柴油、外加剂等主要物资供应，供应额达27.8亿元。经局审计调研组审核认定，公司采购价格比市场信息价格平均低6.59%，降低局物资采购成本达1.82亿元，集采分供工作取得良好成效。在实施物资集采分供过程中，物资公司积极探索建立物资集中采购监管体系，为局集采分供模式的健康运行提供了重要保障。
着力制度建设，抓好采购监管的源头预防
物资公司代表局实施物资集中采购，每年采购物资的数量和金额巨大，而物资行业属于诸多风险并存的行业，因此加强物资采购的监管，特别是从制度上抓好源头预防尤显重要。
在采购方式上，局物资部出台了《中铁五局（集团）有限公司物资集中采购供应管理办法》，明确了集采分供、招标采购、网络竞价采购和谈判采购四种采购方式，其中局集采中心覆盖区域内所有铁路项目的主要物资实行集采分供模式。
在采购对象上，局物资部出台了《中铁五局主要物资集采分供工作方案》，规定钢材由物资公司向钢厂或其一级经销商采购；水泥在已有战略合作厂家能覆盖的区域，从战略合作厂家采购供应；柴油从中石化或中石油省级分公司采购；外加剂由物资公司下属天威公司生产或战略合作生产企业供应。
在价格控制上，局物资部建立市场价格信息收集、分析与通报机制，每半年发布一次《集采分供物资定价原则及结算价格》，并确保集采分供结算基准价格处于市场较低水平。比如柴油局内供应价格统一按“项目所在地地级城市零售挂牌价-100元+运输费”进行结算。
在供应商管理上，物资公司出台了《中铁五局物资公司物资采购资源渠道管理办法》，通过加强对供应商的管理，持续优化采购渠道，降低采购成本，提升采购质量。对供应商的管理坚持“宽进严管、扶优汰劣”的原则，定期发布合格供应商和重点供应商名录，并对重点供应商进行实地综合考察。
规范工作流程，加强采购监管的过程控制
集采分供模式的深入推进，既是物资集中采购方式的大胆创新，也是局深化集约化管理的发展趋势。在推进过程中，物资公司积极摸索和积累经验，梳理和固化业务流程，对物资采购监管有效实施了过程控制。
一是根据集采分供模式的运行情况，公司对各集采中心和资源部门的职能和业务流程进行了合理定位和明确。各集采中心重点做好需求归集、现场服务、供应结算、资金回笼以及供应关系的维护。资源部门重点做好资源渠道的建设与优化、采购供应组织、采购价格控制。二是规范纳入集采分供体系的工作程序。项目提报纳入集采分供申请后，由公司采供中心牵头，组织资源部门对纳入集采项目的供应组织方案进行评审。之后由公司采供中心起草集采分供协议，与项目达成共识后，经过公司合同评审小组评审通过后实施。三是进行采购合同评审。在物资采购合同签订之前，公司合同评审小组召开会议，重点围绕履行合同的法律诉讼、资金安全等风险进行综合评审，评审通过后才实施采购。四是引进ERP系统，发挥其信息化管理和监督作用。2013年，物资公司完成自营产值30.86亿元。随着公司的快速发展，公司贸易经营的品种越来越多，需求归集、供应结算以及管理方面的难度也越来越大，而且在数据汇总过程中，存在着重复劳动、效率不高、数据不准确的现象。针对这种现状，公司领导与时俱进，经过充分调研，引进开发了适合公司贸易特点的ERP系统。根据公司现阶段需求，ERP系统设计了基础资料、采购业务、销售业务、统计报表等模块。由于系统的交易业务都留有记录、具有可追溯性，而且各类物资的进、销、存情况可以进行随时查询，因而有效地加强了贸易业务的过程监控，提升了物资采购的信息化管理水平，为领导及时掌握情况和正确经营决策提供了强有力的支撑。
开辟多种渠道，建立采购监管的协同机制
集采分供作为一项系统的工作，涉及到众多的单位和不同的部门，不仅工作量大、流程长，而且工作繁琐。因此，加强采购监管必须采取多措并举，加强各方面的配合协调。
一是根据集采分供工作进一步深化的需要，公司将原“物资供应管理中心”更名为“物资集中采购供应管理中心”（简称“采供中心”），强化了其工作职能和人员配置，为加强集采分供工作的管理、监督、协调提供了机构保障。二是认真开展采购活动评审会议。公司成立了物资采购领导小组，建立了采购评审制度。三是分散权力、各施其职。公司资源部门主要负责物资采购，集采中心主要负责物资需求归集，物办及供应站主要负责现场服务。采购资金由公司财务部统一调度、拨付，与经营部门实行分离，加强了采购监管和风险控制。四是建立采购资金回笼激励与约束制度，促使资源部门、集采中心与局指挥部、项目部加强沟通，加大欠款催收力度，尽量回笼资金，加速了资金周转。五是强化公司纪检和审计监督。公司纪委主动参与各项采购管理制度的制订工作和招投标工作，纪委书记是公司采购领导小组成员之一，保证了从源头上进行监管。同时，公司纪委联合审计部，定期对公司物资采购情况进行审计、开展效能监察。六是建立外部监督制度。为进一步提升采购服务质量，深化集采分供工作，公司每半年开展一次集采分供满意度书面调查，平时通过项目走访、电话交流等方式，多方面收集各项目的意见、建议和诉求，努力改进工作中存在的不足，强化了监督效果。
着力制度建设，抓好采购监管的源头预防
物资公司代表局实施物资集中采购，每年采购物资的数量和金额巨大，而物资行业属于诸多风险并存的行业，因此加强物资采购的监管，特别是从制度上抓好源头预防尤显重要。
在采购方式上，局物资部出台了《中铁五局（集团）有限公司物资集中采购供应管理办法》，明确了集采分供、招标采购、网络竞价采购和谈判采购四种采购方式，其中局集采中心覆盖区域内所有铁路项目的主要物资实行集采分供模式。
在采购对象上，局物资部出台了《中铁五局主要物资集采分供工作方案》，规定钢材由物资公司向钢厂或其一级经销商采购；水泥在已有战略合作厂家能覆盖的区域，从战略合作厂家采购供应；柴油从中石化或中石油省级分公司采购；外加剂由物资公司下属天威公司生产或战略合作生产企业供应。
在价格控制上，局物资部建立市场价格信息收集、分析与通报机制，每半年发布一次《集采分供物资定价原则及结算价格》，并确保集采分供结算基准价格处于市场较低水平。比如柴油局内供应价格统一按“项目所在地地级城市零售挂牌价-100元+运输费”进行结算。
在供应商管理上，物资公司出台了《中铁五局物资公司物资采购资源渠道管理办法》，通过加强对供应商的管理，持续优化采购渠道，降低采购成本，提升采购质量。对供应商的管理坚持“宽进严管、扶优汰劣”的原则，定期发布合格供应商和重点供应商名录，并对重点供应商进行实地综合考察。
规范工作流程，加强采购监管的过程控制
集采分供模式的深入推进，既是物资集中采购方式的大胆创新，也是局深化集约化管理的发展趋势。在推进过程中，物资公司积极摸索和积累经验，梳理和固化业务流程，对物资采购监管有效实施了过程控制。
一是根据集采分供模式的运行情况，公司对各集采中心和资源部门的职能和业务流程进行了合理定位和明确。各集采中心重点做好需求归集、现场服务、供应结算、资金回笼以及供应关系的维护。资源部门重点做好资源渠道的建设与优化、采购供应组织、采购价格控制。二是规范纳入集采分供体系的工作程序。项目提报纳入集采分供申请后，由公司采供中心牵头，组织资源部门对纳入集采项目的供应组织方案进行评审。之后由公司采供中心起草集采分供协议，与项目达成共识后，经过公司合同评审小组评审通过后实施。三是进行采购合同评审。在物资采购合同签订之前，公司合同评审小组召开会议，重点围绕履行合同的法律诉讼、资金安全等风险进行综合评审，评审通过后才实施采购。四是引进ERP系统，发挥其信息化管理和监督作用。2013年，物资公司完成自营产值30.86亿元。随着公司的快速发展，公司贸易经营的品种越来越多，需求归集、供应结算以及管理方面的难度也越来越大，而且在数据汇总过程中，存在着重复劳动、效率不高、数据不准确的现象。针对这种现状，公司领导与时俱进，经过充分调研，引进开发了适合公司贸易特点的ERP系统。根据公司现阶段需求，ERP系统设计了基础资料、采购业务、销售业务、统计报表等模块。由于系统的交易业务都留有记录、具有可追溯性，而且各类物资的进、销、存情况可以进行随时查询，因而有效地加强了贸易业务的过程监控，提升了物资采购的信息化管理水平，为领导及时掌握情况和正确经营决策提供了强有力的支撑。
开辟多种渠道，建立采购监管的协同机制
集采分供作为一项系统的工作，涉及到众多的单位和不同的部门，不仅工作量大、流程长，而且工作繁琐。因此，加强采购监管必须采取多措并举，加强各方面的配合协调。
一是根据集采分供工作进一步深化的需要，公司将原“物资供应管理中心”更名为“物资集中采购供应管理中心”（简称“采供中心”），强化了其工作职能和人员配置，为加强集采分供工作的管理、监督、协调提供了机构保障。二是认真开展采购活动评审会议。公司成立了物资采购领导小组，建立了采购评审制度。三是分散权力、各施其职。公司资源部门主要负责物资采购，集采中心主要负责物资需求归集，物办及供应站主要负责现场服务。采购资金由公司财务部统一调度、拨付，与经营部门实行分离，加强了采购监管和风险控制。四是建立采购资金回笼激励与约束制度，促使资源部门、集采中心与局指挥部、项目部加强沟通，加大欠款催收力度，尽量回笼资金，加速了资金周转。五是强化公司纪检和审计监督。公司纪委主动参与各项采购管理制度的制订工作和招投标工作，纪委书记是公司采购领导小组成员之一，保证了从源头上进行监管。同时，公司纪委联合审计部，定期对公司物资采购情况进行审计、开展效能监察。六是建立外部监督制度。为进一步提升采购服务质量，深化集采分供工作，公司每半年开展一次集采分供满意度书面调查，平时通过项目走访、电话交流等方式，多方面收集各项目的意见、建议和诉求，努力改进工作中存在的不足，强化了监督效果。